10 reglas para la etiqueta apropiada de la reunión de negocios
La adhesión a la etiqueta adecuada para una reunión de negocios establece el respeto entre los participantes de la reunión, ayuda a que la reunión comience y finalice a tiempo, y fomenta una atmósfera de cooperación. La falta de etiqueta y una mala planificación son dos de las razones principales por las que muchas reuniones de negocios fracasan. Enseñe a sus empleados la etiqueta de las reuniones de negocios para asegurarse de que sus reuniones de negocios sean efectivas.
1. Llegue temprano (sin excusas)
Llegue al lugar de la reunión de negocios al menos 15 minutos antes. Esto demuestra respeto y le permite encontrar un asiento y ubicarse antes de que comience la reunión.
2. Sigue la agenda
El presidente de la reunión debe distribuir la agenda de la reunión a cada participante con al menos una semana de anticipación. Los participantes deben llamar al presidente para expresar cualquier inquietud sobre la agenda al menos 48 horas antes de la reunión. El presidente y el participante en cuestión tendrán tiempo para determinar si es necesario realizar cambios. La agenda también debe mencionar los tiempos de inicio y finalización de la reunión.
3. Estar bien preparado
Cada participante debe asistir a la reunión con todos los materiales y datos que necesitará y comprender el tema de la reunión. Todo el propósito de la reunión es discutir el tema en cuestión. Has perdido el tiempo de todos si no estás preparado para contribuir.
4. Tomar descansos regulares
Las reuniones deben tener un descanso cada dos horas para asegurar que los participantes permanezcan enfocados. Trate de tomar descansos de alrededor de 20 minutos, y de comer alrededor de 30 minutos.
5. Siga el código de vestimenta
El presidente debe indicar qué tipo de atuendo se requiere para la reunión, ya sea informal o formal, y los participantes deben seguir esa regla. Una lista representativa de la vestimenta sería útil, ya que los participantes pueden tener diferentes puntos de vista sobre lo que es informal y formal de negocios. Por ejemplo, al enumerar la reunión como formal de negocios, puede indicar que una camisa con botones y pantalones caqui son suficientes.
6. Habla a su vez
Mantenga la reunión organizada solo hablando cuando tenga la palabra. Haga preguntas durante el período de preguntas designado y levante la mano para que el presidente reconozca que tiene la palabra. No interrumpa a alguien mientras está hablando o haciendo una pregunta.
7. Escucha, realmente escucha
Es posible que el contenido de la reunión responda a muchas de las preguntas que tiene sobre un tema. Escuche atentamente la reunión y tome notas. La escucha activa es respetuosa y le brinda una base sólida para formular su respuesta.
8. mantener la calma
Evite los hábitos nerviosos, como tocar un bolígrafo sobre la mesa, hacer ruidos audibles con la boca, crujir papeles o golpear sus pies en el suelo. Esto distrae a otros participantes y te hace parecer ansioso, incluso si no lo estás.
9. Sé cortés con tu teléfono
Apague su teléfono celular antes del inicio de la reunión. Si está esperando una llamada urgente, configure el teléfono para que vibre y se excuse de la reunión si recibe la llamada. A menos que las computadoras portátiles hayan sido aprobadas para la reunión, apague la suya y baje la pantalla para no obstruir la comunicación. ver.
10. No traigas invitados
No lleve invitados inesperados a una reunión. Si tiene a alguien a quien le gustaría llevar a una reunión, comuníquese con el presidente para pedirle permiso para traer a su invitado. Si el permiso no es otorgado, entonces no lo traigas.