5 pasos para el proceso de comunicación en el lugar de trabajo
Como propietario de una pequeña empresa, probablemente pasará la mayor parte del día en la comunicación, en la comunicación con sus empleados, clientes potenciales, proveedores y también con quién sabe quién más. Por lo tanto, parece una buena idea refrescar su memoria sobre los cinco pasos en el proceso de comunicaciones, para que pueda mejorar sus habilidades. El ingeniero eléctrico Claude Elwood Shannon publicó lo que se conoce como "la madre" de todos los modelos de comunicaciones en una revista de matemáticas en 1948. Sus ideas siguen vigentes, combinadas con algunos desafíos contemporáneos, que los propietarios de pequeñas empresas a menudo enfrentan en el lugar de trabajo.
Formular una idea
Para muchos propietarios de negocios, formular una idea para un mensaje es el paso más fácil en el proceso de cinco pasos, porque hay un ímpetu. El mensaje a menudo cae en la categoría de "buenas noticias" ("¡ Te estoy dando una promoción! ") O en la categoría de noticias no tan buenas (" Ese cliente descontento ha presentado otra queja ").
Desafío para el propietario de una pequeña empresa: una vez que haya aprovechado la atención de alguien, también puede ser tentador llevar otros asuntos a la mesa. Pero no se arriesgue a diluir o confundir su mensaje; quédate con un tema y mantén el foco en él solo.
Codifica y desarrolla el mensaje
"Codificación" es otra forma de decir convertir o traducir una idea en un mensaje. Si alguna vez has pensado: “Sé lo que quiero decir; Simplemente no sé cómo decirlo ", entonces probablemente esté atascado en el paso de la codificación. Puede ser más complicado de lo que piensan muchos propietarios de pequeñas empresas.
Desafío para el propietario de una pequeña empresa: tómese su tiempo con este paso importante y, como suelen hacer los escritores, "hable" a su manera a través de parches difíciles. Elija sus palabras con cuidado, seleccionando palabras y términos claros y directos. Evite las preguntas retóricas, que pueden confundir al destinatario de su mensaje.
Mensaje viaja sobre un medio
Primero, debe decidir qué medio es el más adecuado para su mensaje antes de enviarlo. La mayoría de la comunicación se produce a través de medios visuales o auditivos. Considere una reunión cara a cara como una combinación de los dos, que puede ser ideal para sus propósitos, ya que puede reforzar sus palabras con señales no verbales.
Desafío para el propietario de la empresa: considerar el entorno en el que reside el medio. Podría interferir con una decodificación precisa de su mensaje. Si, por ejemplo, un ambiente es excesivamente caluroso, ruidoso o que distrae de otra manera, reconsidere su elección.
El destinatario recibe y decodifica el mensaje
No hay duda de que este puede ser el paso más precario en el proceso de comunicación. Y si elige una reunión cara a cara con un empleado o cliente, es probable que se dé cuenta de este hecho en el momento en que vea una expresión de confusión en la cara del destinatario.
Desafío para el propietario de una pequeña empresa: recuerde ubicar el foco donde corresponde: en la interpretación del destinatario de su mensaje. (En pocas palabras, tuvo su turno; ahora es suyo). Puede hacer preguntas mientras intenta interpretar, analizar y comprender el mensaje, pero no siempre. Dale un poco de tiempo para hacerlo.
La retroalimentación del destinatario concluye el proceso
La retroalimentación es crucial para el proceso de comunicación de cinco pasos porque ayuda a garantizar que el mensaje se haya entendido correctamente. En los encuentros cara a cara, los comentarios se pueden procesar de inmediato, lo que ofrece una ventaja. Una comunicación escrita y una respuesta (como en un correo electrónico) pueden ser preferidas por los propietarios de pequeñas empresas que abogan por la prensa del tiempo. Pero entre el potencial de retrasos y las palabras malinterpretadas y el énfasis, puede socavar las mejores intenciones del propietario de un negocio.
Desafío para el propietario de la pequeña empresa: incluso si el destinatario asiente con la cabeza en un acuerdo, siempre es una buena señal, tome el paso adicional de pedirle que lo reformule para su beneficio. Esta es una habilidad de escucha activa, que se promociona, porque puede mitigar las interrupciones de la comunicación. No fue creado por Claude Elwood Shannon, pero es probable que haya aprobado su estilo sencillo. Él sabía, al igual que cualquiera, cuántos obstáculos pueden interferir con la "simple" actividad de comunicación de dos vías.