5 tipos de documentos comerciales
Una empresa utiliza documentos para comunicarse, tramitar negocios y analizar su productividad. Los documentos comerciales abarcan desde mensajes de correo electrónico breves hasta acuerdos legales complejos. Algunos documentos son preparados por empleados y dueños de negocios, mientras que otros son redactados por profesionales externos a la empresa, como contadores y abogados. Dado que los documentos proporcionan pruebas de los tratos de una organización y pueden remitirse a los próximos años, es importante que estén bien escritos.
Correos electrónicos y memorandos
Los compañeros de trabajo suelen utilizar el correo electrónico para transmitir información entre sí. Antes de que el correo electrónico se volviera prevaleciente, se usaban memorandos para los mensajes dentro de la oficina. Los memos todavía se utilizan en situaciones en las que un mensaje debe acompañar a un archivo específico y en los casos que requieren más privacidad que un correo electrónico.
Tanto una nota como un correo electrónico identifican al remitente y al destinatario y contienen una línea de asunto. El texto está formateado en uno o más párrafos.
Cartas comerciales para la comunicación exterior
Las cartas comerciales se utilizan para comunicarse con personas fuera de la oficina. Los destinatarios pueden incluir clientes, colegas en otras empresas, proveedores de servicios, profesionales que asesoran a la empresa, funcionarios gubernamentales y solicitantes de empleo. Una carta comercial generalmente se formatea en estilo de bloque, en la que todos los elementos de la carta, excepto el membrete, están alineados con el margen izquierdo.
Puede ser enviado por correo electrónico o entregado por correo. Si se envía una carta en el texto de un correo electrónico, el remitente incluye su nombre, título del trabajo e información de contacto en la parte inferior del correo electrónico.
Informes de negocios para el transporte de información
Los informes comerciales transmiten información en un formato más formal y generalmente más largo que una carta. Los informes cubren una variedad de temas, como el cumplimiento de seguridad, cifras de ventas, datos financieros, estudios de viabilidad y planes de marketing. Pueden incluir estadísticas, cuadros, gráficos, imágenes, estudios de casos y resultados de encuestas. Algunos informes se publican en beneficio de los inversores. Si un informe es periódico, como un informe de ventas mensual, se utiliza una plantilla para mayor comodidad y para permitir la comparación con informes anteriores.
Documentos transaccionales para hacer negocios con clientes
Una empresa utiliza documentos para tramitar negocios con sus clientes. Para ahorrar tiempo, estos documentos se pueden formatear como un formulario, como un formulario de pedido, una página de envío, una factura o un recibo. Los tipos de documentos transaccionales utilizados varían algo según la naturaleza de una empresa. Un agente de seguros, por ejemplo, genera solicitudes y pólizas de seguros, mientras que un prestamista usa solicitudes de préstamos y documentos hipotecarios.
En algunos campos, las empresas celebran acuerdos y contratos con otros; Estos documentos pueden ser redactados por el abogado de la empresa.
Documentos financieros para administrar el negocio
Una empresa utiliza documentos financieros para mantenerse dentro de su presupuesto, preparar propuestas presupuestarias y presentar declaraciones de impuestos. Estos documentos incluyen registros de recibos, informes de nómina, facturas pagadas, estados de cuenta bancarios, estados de ingresos, hojas de balance y formularios de informes de impuestos. Estos documentos pueden ser preparados por el contador de la empresa.
El propietario de un negocio utiliza estos documentos para determinar el éxito financiero de la empresa e identificar áreas que son improductivas. Un jefe de departamento podría usar documentos financieros para preparar una propuesta de presupuesto.