6 cosas que necesitas saber sobre la nómina

Si no se ejecutan adecuadamente las tareas de nómina, se pueden imponer multas por parte de las agencias gubernamentales administradoras. Las tareas de nómina varían según el empleador. En general, incluyen la aplicación de leyes laborales, fiscales y federales, estatales y locales. Al conocer algunas cosas críticas sobre la nómina, reduce la probabilidad de errores y sanciones.

Empleado exento versus empleado no exento

La Ley de normas laborales justas establece los requisitos federales para los empleados exentos, que están excluidos de las disposiciones de pago de horas extraordinarias de la ley. Los empleados que no están excluidos están etiquetados como no exentos y califican para horas extras si trabajan más de 40 horas por semana. La clasificación incorrecta de los empleados exentos y no exentos puede hacer que una empleada mal clasificada no reciba el pago de horas extras a las que tiene derecho. Los empleados asalariados generalmente están exentos y los trabajadores por hora son normalmente no exentos, pero no siempre es así. Además, algunos estados tienen sus propios criterios para el estado exento.

Empleado Versus Contratista Independiente

En un comunicado de prensa de 2012, el Departamento de Trabajo de EE. UU. Dijo que la clasificación errónea de los empleados es un problema creciente. En 2011, más de $ 5 millones fueron recaudados en salarios atrasados ​​por empleados que fueron clasificados erróneamente como contratistas independientes. La clasificación incorrecta de un empleado como un contratista independiente puede hacer que el empleado no reciba ciertos beneficios, como horas extra, licencia familiar y médica y seguro de desempleo. Según el Servicio de Impuestos Internos, un contratista independiente es una persona que trabaja por cuenta propia. Existe una relación empleador-empleado si el empleador controla cómo se realiza el trabajo y qué trabajo se realizará. Un empleado es pagado a través de la nómina; un contratista independiente no lo es.

Nuevos procedimientos de contratación

Los empleadores deben realizar informes de nuevas contrataciones con una agencia estatal designada poco después de contratar empleados. Deben verificar que los empleados estén legalmente autorizados para trabajar en el país y darles los formularios de impuestos necesarios para completar. Esto incluye un formulario W-4 para la retención de impuestos federales y, si corresponde, el formulario de retención de impuestos del estado. Sin el formulario, es difícil para los empleadores retener con precisión los impuestos de los empleados. El proceso de reporte de nuevas contrataciones requiere que los empleadores envíen información básica sobre empleadores y empleados a la agencia estatal. Esto ayuda a la agencia de cumplimiento de manutención infantil a emitir efectivamente las órdenes de retención de manutención infantil.

Pago del salario

Una comprensión de las leyes federales y estatales de salario mínimo es vital para el procesamiento de la nómina. Algunos estados tienen un salario mínimo más alto del que exige la ley federal; Si es así, se aplica la tasa más alta. Las leyes de salario mínimo también se aplican a los trabajadores que reciben propinas y están exentos. Algunos estados requieren descansos pagados y establecen leyes sobre el día de pago que requieren que los empleadores paguen a los empleados por un tiempo determinado. Conocer las leyes de los cheques de pago finales es importante porque describen cómo manejar el pago a los empleados despedidos.

Impuestos sobre la nómina

Los impuestos de empleo se dividen en responsabilidades del empleador y del empleado. Como empleador, usted es responsable de retener y pagar los impuestos federales y estatales y locales aplicables a los empleados, además de pagar su propia parte. También debe realizar informes de impuestos con la agencia respectiva. Se pueden aplicar sanciones civiles y penales si usted no cumple.

Mantenimiento de registros

La FLSA requiere que los empleadores mantengan ciertos registros para empleados exentos y no exentos; ambos tienen requisitos separados. La FLSA también ordena cuánto tiempo se deben mantener los registros y dónde deben mantenerse. Los documentos incluyen contratos de empleo, tarjetas de tiempo y registros que muestran las deducciones y adiciones a los salarios. El estado también podría tener requisitos de mantenimiento de registros.

Consideraciones

Las leyes de nómina son susceptibles de cambiar, así que manténgase atento a los cambios que afecten el año actual y el próximo. Hay más aspectos relacionados con la nómina, como la contratación de miembros de la familia, los horarios de pago de salarios, los requisitos del período de almuerzo, los cálculos de impuestos sobre los beneficios antes de impuestos, la auditoría de nómina, los requisitos de recibos de sueldo, el horario, la conciliación de nómina y el embargo salarial. En caso de duda, póngase en contacto con la agencia administradora o un consultor de nómina.