7 pasos para una empresa sin papel

En una empresa sin papel, puede reemplazar filas de archivadores y pilas de árboles muertos con plantas en macetas y espacio libre. Convertir archivos existentes a un formato electrónico hace que sean más fáciles de almacenar, compartir y buscar. Con el sistema de respaldo electrónico correcto en su lugar, una oficina sin papel también está a salvo de archivos perdidos o dañados.

Obtener la participación del empleado

Si sus empleados dudan o son resistentes al cambio a una oficina sin papel, nunca lo hará con éxito. Comience las conversaciones temprano y con frecuencia con la mayor cantidad posible de empleados sobre alternativas sin papel a sus flujos de trabajo actuales. Identifique a los miembros del personal que están más interesados ​​en cambiar a sin papel, e involúcrelos en proyectos piloto para convertir secciones del negocio. Por ejemplo, una recepcionista podría acostumbrarse a enviar mensajes de voz por correo electrónico en lugar de escribirlos.

Pare Down Files

No tiene sentido escanear y convertir el papeleo que no necesita en primer lugar. Comience clasificando archivadores o pilas de papel existentes y eliminando material obsoleto, como notas antiguas o manuales caducados, que simplemente no necesita. Consulte a su abogado y contador para saber cuántos años de recibos y registros comerciales debe guardar.

Escanear y OCR documentos existentes

Compre un escáner que viene con el software OCR, que escanea documentos en archivos PDF o Word que se pueden buscar automáticamente. Un escáner de doble cara y alto volumen que acepta varios tamaños de papel, desde recibos hasta hojas de tamaño legal, debe satisfacer las necesidades de la mayoría de los lugares de trabajo. Para las oficinas que no pueden evitar escanear grandes volúmenes de documentos con regularidad, considere darle a cada empleado un escáner de escritorio para eliminar las líneas en una máquina más grande.

Regístrese para la facturación electrónica

La mayoría de las empresas ofrecen opciones de facturación sin papel, en las que envían por correo electrónico las facturas y los recibos en lugar de enviarlos por correo. Esto no solo reducirá su carga de papel, sino que algunos minoristas incluso ofrecen un descuento o bonificaciones si desactiva el correo en papel. Asegúrese de que el destinatario designado guarde estos registros en una ubicación central, no en su cuenta de correo electrónico personal, para garantizar un acceso futuro.

Cambiar a Fax Electrónico

Los servicios en línea como eFax y FaxZero, junto con un escáner, pueden reemplazar completamente una máquina de fax tradicional. Distribuya su máquina de fax electrónico y reciba los faxes entrantes como archivos PDF enviados por correo electrónico. Envíe un fax cargando un archivo PDF escaneado o generado por computadora. Estos servicios incluso pueden generar automáticamente una portada para usted.

Triturar los documentos restantes

Lanzar años de registros de clientes e impuestos en el contenedor de basura puede ser un regalo inesperado para un ladrón o un competidor entrometido. Asegúrese de tomar precauciones al desechar documentos escaneados, como contratar a una empresa de trituración para destruir registros confidenciales.

Copia de seguridad de sus archivos electrónicos

Si no realiza una copia de seguridad de sus archivos, un solo disco duro defectuoso o una descarga de energía puede borrar todo su historial comercial. Configure un repositorio de archivos central, como un servidor compartido, y realice una copia de seguridad de su contenido con regularidad en un servidor externo, fuera del sitio. Un plan de respaldo distribuido geográficamente lo protege contra fallas en el disco duro, así como contra amenazas basadas en la ubicación, como terremotos o incendios.