8 pasos del proceso de compra de una organización empresarial

A diferencia de los hábitos de compra del consumidor, las empresas suelen tener un enfoque más formal hacia la compra. En lugar de realizar compras impulsivas, las empresas compararán precios, compararán proveedores y compararán la calidad de los bienes y servicios antes de completar una venta. Aunque algunas compañías pueden dedicar más tiempo a pasos específicos en el proceso o pueden eliminar ciertos pasos en conjunto, la mayoría de las compras de negocio a negocio se pueden dividir en ocho pasos distintos.

1. Se identifica un problema

El proceso de compra no comienza hasta que alguien identifica un problema dentro de la organización, que puede resolverse comprando un bien o servicio. Cualquier persona dentro de la organización puede iniciar esto, desde el representante de servicio al cliente que sale del papel de la impresora, hasta el CEO que decide que es hora de expandirse a una instalación más grande. En algunos casos, una persona de ventas puede ayudar a alguien en la organización a identificar una necesidad que nadie haya reconocido previamente.

2. Descripción general de la necesidad

Una vez que se identifica un problema, la organización determina qué producto o servicio se requiere. Cuando una oficina no tiene papel para imprimir, el administrador de la oficina puede decidir que se necesita más papel. Sin embargo, un ingeniero de software de la misma compañía podría sugerir que la organización se quede sin papeles al proporcionarles tabletas a todos los empleados de la oficina.

3. Especificación del producto

Una vez que los que tienen autoridad de compra en esa organización acuerdan la necesidad general, restringirán las opciones especificando lo que el producto o servicio debe ofrecer. Si se deciden por las tabletas, especificarán el tamaño que desean, la cantidad de memoria que ofrecen las tabletas, etc. Si deciden sobre el papel, entonces determinarán la cantidad y la calidad del papel requerido.

4. Búsqueda de proveedores

El tercer paso del proceso de compra consiste en buscar posibles proveedores. Si la compañía no tiene ya una relación establecida con un proveedor que ofrece el producto, a menudo la compañía debe buscar en línea, asistir a ferias comerciales o comunicarse con los proveedores por teléfono. Los compradores determinan si los proveedores son reputados, financieramente estables y si estarán disponibles para futuros requisitos.

5. Solicitud de propuestas

Para compras grandes, las organizaciones generalmente escriben una solicitud de propuesta formal, una solicitud de propuesta y luego la envían a sus proveedores preferidos. Alternativamente, pueden hacer público el proceso para que cualquiera pueda enviar una propuesta. Para compras más pequeñas, esto podría ser tan simple como mirar el precio en un sitio web.

6. Selección de proveedores

En esta parte del proceso, se evalúan las ofertas y los precios de los proveedores para determinar quién ofrece el mejor precio y la mejor calidad. A menudo, solo el precio es suficiente para ganar el negocio de una organización, ya que muchas empresas compararán el precio con las opciones de financiamiento, la reputación del proveedor y si un proveedor puede proporcionarle a la organización bienes y servicios futuros.

7. Especificación de la orden

Una vez seleccionado el proveedor ganador, la organización realiza el pedido. Esto puede implicar establecer un crédito con el proveedor, acordar los términos, así como revisar los tiempos de envío y cualquier otro resultado que pueda venir con la venta, como la instalación o la capacitación del producto.

8. Revisión del desempeño

Después de que se haya entregado el producto o se haya realizado el servicio, la organización revisará la compra para ver si cumple con los estándares aceptables. Para compras más grandes, esto podría ser una revisión formal en la que participen tomadores de decisiones clave de la organización y el personal de ventas del proveedor. Para compras más pequeñas, a menudo es informal. Por ejemplo, si la compañía ordenó una caja de papel que llegó tarde o se dañó, la compañía puede decidir no comprarle a ese proveedor nuevamente, sin informarle al proveedor de un problema.