Contabilidad: Cuentas por cobrar y actividad operativa
La contabilidad puede parecer un idioma extranjero para el pequeño empresario, pero no es más que una forma ampliada de administrar un presupuesto y una chequera para realizar un seguimiento de las transacciones monetarias. Por definición, simplemente significa las acciones y los procesos involucrados en el seguimiento y el informe de las transacciones financieras. Los ingresos que genera su negocio y las actividades y los gastos para hacer que esos ingresos caigan bajo el paraguas de las cuentas por cobrar y la actividad operativa.
Subconjuntos de contabilidad
La teoría de la contabilidad generalmente reconoce dos subgrupos de contabilidad de los cuales se derivan otros medios de contabilidad: la contabilidad financiera y la contabilidad de gestión. Para simplificar, la primera es una expresión externa de contabilidad, mientras que la otra mira hacia adentro. Aunque ambos subconjuntos de contabilidad utilizan los datos de las transacciones financieras para ayudar a tomar decisiones comerciales para mejorar los ingresos o reducir los costos, la contabilidad financiera se refiere a los requisitos especiales de información para las compañías que intercambian sus acciones en el mercado de valores. La contabilidad de gestión tiene que ver con las actividades internas y los costos de la empresa, junto con mecanismos detallados de informes que informan al gerente de pequeñas empresas para ayudarlo a tomar decisiones importantes. Ya sea que una empresa sea privada o pública, ambos tipos usan métodos de contabilidad para rastrear y registrar datos financieros y crear informes que indican la posición financiera de la empresa.
Cuentas por cobrar
Cuando ejecuta una pequeña empresa que ofrece productos o servicios a crédito a sus clientes, las facturas resultantes de las compras de los clientes no se pagan de inmediato. Por ejemplo, su empresa podría ofrecer a sus clientes 2 por ciento 10, 30 términos netos para pagar sus facturas. Si el cliente paga la factura dentro de los 10 días en virtud de estos términos, puede tomar el 2 por ciento del monto de la factura cuando paga. Si no, paga el monto total adeudado en 30 días. Estas facturas, una vez creadas, se resumen en el libro mayor en cuentas por cobrar. La rapidez con que sus clientes pagan sus facturas también afecta la cantidad de efectivo que tiene disponible para las actividades operativas.
Actividades de explotación
La actividad operativa define todas las tareas y costos que afectan las operaciones comerciales y el ingreso neto. Cuando fabrica un producto, también puede tener máquinas para fabricarlo, materias primas que se utilizan en la creación del producto y empleados para ejecutar las máquinas. Los costos operativos de producción también pueden incluir reparaciones de equipos, material de embalaje y almacenamiento en el almacén, según el método contable o el sistema utilizado. La actividad operativa también puede incluir marketing y publicidad, junto con acciones y costos de servicio al cliente.
Gastos generales y costos relacionados
Además de los costos y las actividades para crear sus productos o servicios, su empresa tiene gastos generales, actividades y otros costos relacionados que afectan su ingreso neto. Gastos generales implica los costos para mantener su negocio. Algunos de los costos fijos que afectan los ingresos netos incluyen cosas como el alquiler o la hipoteca, seguros, licencias y certificaciones o costos legales. Los gastos variables que su empresa encuentra incluyen servicios públicos, servicios de limpieza, variaciones en suministros y servicios de oficina y tarifas telefónicas o de acceso a Internet.