Principios de contabilidad para conciliar dinero en efectivo
Los principios de contabilidad generalmente aceptados incluyen tres conjuntos de reglas que se aplican y cubren la mayoría de las transacciones contables. Las conciliaciones de caja chica, que se producen mensualmente o antes de reponer un fondo de caja chica, siguen los principios contables relacionados con el registro de transacciones, el seguimiento de los desembolsos de caja chica y la prevención del fraude u otros abusos del fondo de caja chica.
Controles internos de caja chica
Un objetivo de la reconciliación es asegurar que el departamento se adhiera a los controles internos establecidos. GAAP recomienda que los fondos de caja chica se mantengan bajo llave y en un lugar seguro. GAAP también recomienda separar los deberes al designar a una persona para llenar los comprobantes y autorizar los desembolsos de caja chica y otra para desembolsar los fondos de caja chica. Los vales de caja chica son cruciales para una reconciliación precisa. Cada comprobante debe estar numerado previamente e incluir información como la fecha, el monto, la cuenta de gastos o el propósito del desembolso, el nombre de la persona que recibe el dinero y el nombre del empleado que autoriza el desembolso.
Tiempo de reconciliación
Los PCGA con respecto al momento de las conciliaciones de caja chica dicen que las reconciliaciones pueden y deben llevarse a cabo de forma regular y aleatoria. La reconciliación siempre debe llevarse a cabo antes de reponer los fondos de caja chica, mientras que las conciliaciones aleatorias prueban las debilidades del control interno. Los pasos para la conciliación de caja chica deben seguir los procedimientos de conciliación establecidos, incluido el requisito de que un supervisor o alguien que no sea el empleado a cargo de caja pequeña realice las conciliaciones.
Principio de correspondencia contable
Los procedimientos de conciliación para los PCGA siguen el principio de correspondencia. En el caso de caja chica, esto significa que cada desembolso de efectivo debe tener un comprobante de compra correspondiente. A medida que se lleve a cabo la conciliación, los desembolsos de efectivo se registrarán en un diario de caja chica. El diario registrará el efectivo total desembolsado y colocará cada transacción de caja chica en la categoría de gasto correspondiente. Por ejemplo, un desembolso de $ 15 para pagar bebidas para una reunión de personal, $ 1 para pagar gastos de envío atrasados y $ 3 para suministros de oficina se registrará como un crédito de $ 15 a efectivo, un débito de $ 15 a una cuenta de gastos de entretenimiento, un débito de $ 1 a Gastos de envío y un débito de $ 3 a gastos de oficina.
Revisión de conciliación de cuentas
Si un informe de conciliación de caja chica revela un exceso o una escasez, los PCGA recomiendan que, de ser posible, los errores se investiguen y corrijan. El problema podría ser un simple error de entrada de datos, que se puede corregir fácilmente. También podría ser una indicación de un problema más grave. En un caso donde no se puede encontrar el origen de un error, el primer paso es crear una entrada de diario de ajuste para el exceso o la escasez. El siguiente paso es llevar a cabo una investigación completa de acuerdo con los procedimientos descritos en el código de conducta de la empresa.