Presupuesto y sistemas de gastos
El sistema que utiliza para crear su presupuesto le permite predecir cuánto dinero va a gastar en áreas específicas de actividad comercial. Debido a que las estimaciones de su presupuesto no siempre son precisas y la situación de su empresa puede cambiar entre el momento de sus estimaciones y el momento en que incurra en los gastos, sus gastos serán diferentes de los montos presupuestados en muchos casos. El sistema para controlar los gastos limita las diferencias y requiere una autorización con una explicación de las razones de las grandes discrepancias.
Desglose de los costos
Si bien su presupuesto tiene un total general, debe desglosar los costos en tipos y artículos separados para hacer un seguimiento de los gastos. Comience por establecer categorías de costos tales como publicidad, salarios, beneficios y producción. Desglose los costos más allá del nivel de los contratos para los principales proveedores y los costos que tienen características similares. Por ejemplo, los costos de publicidad pueden incluir costos para anuncios de radio, anuncios impresos y volantes y para su empresa de relaciones públicas. Si usa software para la elaboración de presupuestos, su sistema generalmente incluye un marco en el que puede establecer grupos de costos y elementos de costos. Si utiliza un sistema en papel o un software genérico, como hojas de cálculo, puede establecer el costo de los artículos usted mismo.
Preparación del presupuesto
Una vez que haya establecido las partidas de costos individuales para su presupuesto, puede completar las estimaciones de costos que conforman los totales. Los números del período presupuestario anterior son un punto de partida para estas estimaciones. Su sistema de presupuesto tiene registros pasados. Puede verificar lo que ha cambiado y ajustar los números de los períodos anteriores en consecuencia. Para las nuevas partidas presupuestarias que no tienen registros anteriores, puede usar montos para tipos de costos similares, montos estándar de publicaciones de la industria o precios que obtenga de proveedores.
Informes de costos
Para realizar un seguimiento de los costos de manera efectiva, su sistema de gastos debe reunir informes de costos que coincidan con sus partidas presupuestarias. Su sistema de presupuesto generalmente tiene códigos para categorías de costo y artículos de costo. Por ejemplo, la producción podría ser el código 5000, mientras que la mano de obra es el código 5100 y la mano de obra de la línea de ensamblaje es 5120. Configure su sistema de gastos para rastrear los costos presupuestados bajo los mismos códigos. Por ejemplo, cuando se pagan salarios por el trabajo de la línea de montaje, el sistema de gastos recauda todos los costos bajo el código 5120.
Seguimiento de los costos reales
Los controles para garantizar que solo supere los gastos presupuestados con autorización especial requieren aportaciones tanto del presupuesto como de los sistemas de gastos. Un método eficaz de seguimiento de costos es crear columnas de costos presupuestados y reales y actualizarlos periódicamente. Su columna de costo presupuestado permanece igual, mientras que su columna de costo real continúa cambiando. Dos columnas adicionales en su sistema pueden rastrear el porcentaje del período de presupuesto transcurrido y el porcentaje del presupuesto gastado. Si bien su presupuesto y las columnas de costo real le dan los dólares, las columnas de porcentaje le permiten ver de un vistazo si está por encima del presupuesto.