Cómo aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono

Cuanto más fácil sea para que sus clientes le paguen, mejor será para su balance final. Si elige aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono, asegúrese de que sus empleados conozcan los procedimientos adecuados para minimizar el riesgo. Entrar en una transacción es una cuestión de seguir las instrucciones específicas del servicio de procesamiento de pagos con tarjeta de crédito que seleccione. Cada proveedor configura su sistema de manera un poco diferente, por lo que no hay "una talla para todos". Solo asegúrese de que los empleados estén debidamente capacitados y sigan los procedimientos.

Elija el servicio de pago con tarjeta de crédito correcto

Usar el crédito por teléfono para hacer compras no es nuevo. Sin embargo, hoy los clientes y las empresas tienen varias opciones. Por ejemplo, los servicios de procesamiento de pagos de PayPal y Square permiten a una pequeña empresa tomar pedidos telefónicos utilizando teléfonos móviles. Esta es una opción a considerar si está comenzando un negocio. Si el nivel de respuesta del cliente hace que valga la pena, puede configurar una cuenta de comerciante regular con un servicio de pago con tarjeta.

Al igual que con cualquier producto o servicio que compre para una pequeña empresa, compare costos y tarifas de varios proveedores. Asegúrese de que el servicio permita pedidos por teléfono y pregunte si hay una tarifa adicional. Además, echa un vistazo a su atención al cliente. Debe poder comunicarse con el servicio de procesamiento de pagos en caso de que se rechace un pedido o si tiene preguntas.

El proceso de autorización

La capacitación del personal es esencial para garantizar que todos los empleados comprendan el proceso de autorización de la tarjeta de crédito. En parte, esto es simplemente una cuestión de capacitar a los empleados para que sigan las instrucciones proporcionadas por el servicio de procesamiento de pagos. Sin embargo, el personal también debe conocer las posibles "señales de alerta" a las que debe prestar atención. Por ejemplo, si la dirección de correo y la dirección de facturación son diferentes, tenga cuidado. Esto podría ser un signo de un usuario no autorizado. Por otro lado, podría ser un estudiante en la universidad que simplemente quiere que le envíen un paquete a su habitación del dormitorio, pero la factura va a su casa.

Guarde todos los registros e información de cada transacción durante 12 a 24 meses. Esto le ayudará a demostrar la diligencia debida en caso de una compra fraudulenta y ayudará a resolver cualquier disputa con los clientes.

Información para recoger

Una buena regla general es recopilar tanta información del cliente como sea posible al realizar un pago con tarjeta de crédito por teléfono. El servicio de pago requerirá que obtenga el número completo de la tarjeta de crédito, la fecha de vencimiento y el nombre del cliente tal como aparece en la tarjeta. Es posible que también necesite el CVV, que es un código de seguridad impreso en el reverso de la tarjeta. Además, solicite al cliente su dirección de facturación, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Estos te contactarán con el cliente si hay algún problema. También es una buena idea pedir la fecha de nacimiento del cliente y el número de licencia de conducir.

Envíe una copia del recibo de compra al cliente por correo, correo electrónico o ambos. Para mejorar el servicio al cliente, guarde esta información en un formato al que puedan acceder los empleados. Esto acelera las cosas la próxima vez que el cliente realiza una compra.

Manténlo seguro

Todo empresario sabe que aceptar pagos electrónicos, cheques y pagos con tarjeta de crédito conlleva cierto riesgo. Aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono no es una excepción. Sin embargo, hay formas de minimizar el riesgo. Invierta en un buen sistema de punto de venta, e instálelo profesionalmente. El servicio de procesamiento de pagos que utiliza quiere proteger las transacciones tanto como usted. Aproveche sus procedimientos y consejos de seguridad.

El Consejo de Normas de Seguridad de la Industria de Tarjetas de Pago emitió requisitos actualizados en 2015. Conocidos como PCI 3.0, estas normas brindan orientación a las pequeñas empresas sobre cómo reducir el riesgo. PCI 3.0 cubre la educación de los empleados, la responsabilidad compartida de su empresa con otras partes y las opciones que puede elegir para adaptar PCI 3.0 a las necesidades de su empresa. Este es un recurso valioso que puede ahorrarle tiempo, dinero y dolores de cabeza.