Cómo mantener los minutos de reunión para una corporación S

Las actas de las reuniones son un registro oficial de lo que se logró en una reunión en particular. A diferencia de una grabación en cinta, que refleja lo que se dijo en una reunión, los minutos están destinados a registrar solo las cosas que se hicieron en una reunión. Si dirige una corporación S, no está obligado por ley a mantener actas de reuniones. Sin embargo, pueden ser una buena manera de registrar el progreso de su empresa hacia el cumplimiento de los objetivos corporativos. Los minutos también pueden ser útiles como un registro legal de actividades corporativas en el caso de una demanda o auditoría fiscal.

1.

Obtenga una copia de la agenda de la reunión con antelación. Tener la agenda por adelantado le permite comprender el flujo y la estructura de la reunión y lo coloca en una mejor posición para tomar notas precisas.

2.

Anote los hechos administrativos de la reunión. Como introducción al acta actual de la reunión, el procedimiento parlamentario estándar requiere la notación de ciertos hechos sobre la reunión. Incluya el nombre de la organización, la hora y el lugar de la reunión y si la reunión fue regular o especial. Las actas también deben incluir los nombres de los presentes, en particular el presidente y el encargado de las actas. Para una corporación S, es posible que el presidente y el encargado de las actas sean uno y el mismo, ya que las corporaciones S generalmente no son muy grandes.

3.

Cree un esquema para sus actas en función de la agenda de la reunión. Los minutos que guarda para su corporación S deben seguir el orden del día de la reunión, así que haga una viñeta para cada elemento de la agenda y deje un espacio en blanco donde pueda escribir los minutos reales.

4.

Registrar las acciones tomadas en las actas de la reunión anterior. Uno de los primeros cursos de negocios en una reunión regular es la aprobación o modificación de las actas de la reunión anterior.

5.

Registre cada movimiento y cualquier acción tomada. El nombre de cualquier persona que presente una moción en la reunión debe anotarse, junto con el resultado de la moción, como aprobación o rechazo. Si hay un voto, el recuento del voto también debe incluirse.

6.

Listar cualquier aviso dado en la reunión.

7.

Registrar puntos de pedido y apelaciones. Una cuestión de orden es una pausa en la agenda de una reunión provocada por una posible ruptura en las reglas del procedimiento parlamentario. Típicamente, el presidente de la reunión está llamado a resolver cualquier punto de orden o apelación. Si el presidente de la reunión da razones para cualquier decisión, éstas deben ser informadas.

8.

Adjunte todos los informes proporcionados durante la reunión a las actas. Tome nota en los minutos si se adjunta algún informe.

9.

Tenga en cuenta el tiempo de levantamiento de la reunión.

10.

Presentar las actas para su aprobación oficial. Normalmente, las actas se aprueban en la siguiente reunión ordinaria.

11.

Coloque una copia de los minutos aprobados oficialmente en el archivo corporativo.