¿Cuánto tiempo se deben mantener los registros de nómina computarizados?
El advenimiento de la tecnología ha permitido a muchas empresas cambiar de forma electrónica y computarizada sus registros de nómina, pero las leyes aún se aplican a cuánto tiempo deben mantenerse archivados los registros de nómina informatizados o impresos. De acuerdo con el recurso de inicio My New Company, el IRS exige que los registros de nómina se mantengan permanentemente archivados para los empleados, junto con los empleados W-2, 940, 941 y los estados financieros de la compañía.
Importancia
El Servicio de Impuestos Internos establece que debe mantener buenos registros para preparar estados financieros precisos. Por supuesto, los registros de nómina computarizados son solo una pequeña parte de esta ecuación, junto con los estados de cuenta y los balances generales, pero los registros de nómina precisos conducirán a declaraciones de impuestos precisas para su negocio. Además, mantener los registros de nómina computarizados indefinidamente después de que los empleados se vayan de su empresa lo preparará para cualquier problema legal que pueda surgir de los ex empleados que hacen reclamos inexactos sobre el pago.
Que ahorrar
Los registros de nómina pueden abarcar muchos aspectos diferentes, pero el Departamento de Trabajo de los EE. UU. Establece que hay ciertas partes de los registros de nómina que deben guardarse especialmente en el archivo de aquellos a quienes paga el salario mínimo o que son elegibles para las horas extras. Estos registros de nómina deben incluir la información general de su empleado, incluida la dirección y la descripción del trabajo; horas totales que los trabajadores ponen en cada día y semana; tasa de pago por hora regular por semanas durante las cuales los trabajadores ganan horas extras; y deducciones de, o adiciones a, salarios en el transcurso del empleo.
Consecuencias
Hay consecuencias importantes para eliminar sus registros de nómina demasiado pronto. No solo es ilegal, y puede hacer que se vea aún peor si el IRS descubrió que presentó declaraciones de impuestos fraudulentas en el pasado, sino que también, según el minorista en línea Q Balance, eliminar registros de nómina "tiene un costo Organizaciones de millones de dólares en multas y juicios perdidos ". Tenga en cuenta que puede ser citado en cualquier momento por una demanda que un ex empleado puede presentar en contra de su compañía, y es posible que necesite sus registros de nómina computarizados en ese caso.
Registros de empleo similares
Los registros de nómina no son los únicos registros de empleo importantes que querrá mantener informatizados. Según el IRS, "el negocio en el que se encuentra afecta el tipo de registros que debe conservar para fines de impuestos federales". Otros registros de empleo importantes para ahorrar incluyen los impuestos sobre el empleo y los gastos de viaje, transporte, entretenimiento y regalos que su empresa pagó a los empleados.