Cómo mantener la nómina en Excel

Microsoft Excel puede ser la opción de acceso para la contabilidad, facturación, contabilidad y procesamiento financiero de su pequeña empresa, pero también puede aprovechar Excel para el procesamiento de algunas personas. Convierta Excel en su propio planificador de nóminas personalizado, donde con una sola plantilla tendrá un registro de nóminas actualizable y accesible de un vistazo. Mantener la nómina en Excel requiere una inversión inicial de tiempo en la configuración, pero luego le da la libertad de volver a visitar la hoja de cálculo para revisar la parte de sus ingresos que se destina a todos sus recursos humanos.

1.

Ejecutar Microsoft Excel. Haga clic en la primera celda, A1. Escriba el nombre del empleado de nómina o la persona que mantendrá la nómina para la organización utilizando la hoja de cálculo. Escriba una coma y el nombre de la organización. Escriba una coma y el período de cálculo de nómina, como "10-1-11 a 10-15-11". Este etiquetado de la hoja de cálculo es opcional.

2.

Deje una línea de espacio debajo del encabezado de la hoja de cálculo y haga clic en la tercera fila, la primera celda, A3. Si no escribió un encabezado, hará clic en la primera celda, A1.

3.

Escriba "Beneficiarios", "Empleados", "Trabajadores" o su forma preferida de realizar un seguimiento de su fuerza laboral, las personas que reciben la nómina.

4.

Presione la tecla "Tabulador" para mover una celda a la derecha, que sería B3 o B1 sin encabezado. Escriba "Departamento", "Título del trabajo" o su forma preferida de categorizar empleados.

5.

Presione la tecla "Tab" para mover una celda a la derecha. Escriba "Pagado", "Remuneración asignada" o su término comercial preferido para emitir la nómina.

6.

Presione la tecla "Tabulador" y "Fecha", "Día" o "Período de tiempo".

7.

Presione la tecla "Tabulador" y escriba "Cantidad" o "Total".

8.

Presione la tecla "Tabulador" y escriba "Aprobador", "Pagador" o "Iniciales de empleado".

9.

Arrastre la línea pequeña entre las filas 3 y 4 hacia abajo para que la fila sea más alta. Resalte todas las celdas de encabezado en la fila. Haga clic en el menú "Tamaño de fuente" y elija una fuente más grande para aumentar el tamaño de las celdas del encabezado; el valor predeterminado de Excel es 11. Haga clic en el icono "B" para poner en negrita los encabezados de las celdas. Haga clic en el menú "Color de fuente", en la "A" con una línea roja debajo de él, y elija un color relevante para uno de los tonos de su negocio para cambiar el color de fuente de la celda del encabezado.

10.

Haga clic en la pestaña "Archivo". Haga clic en "Guardar como". Escriba un título para la hoja de cálculo, como "Plantilla de nómina". Elija un lugar de fácil acceso, como el escritorio, para guardar el archivo. Haga clic en el botón "Guardar".

11.

Haga clic en la primera celda en blanco debajo del encabezado "Trabajador", que puede ser la celda A4 o A2. Escriba el nombre del primer empleado.

12.

Presione "Tabulación" y escriba el departamento o título del trabajo del empleado, como "Desarrollo" o "Escritor técnico".

13.

Presione "Tabulador" y escriba una "X" como marca de verificación o una "Y" para mostrar "Sí" para pago.

14.

Presiona "Tabulador" y escribe la fecha en que la persona recibió el pago.

15.

Presione "Tabulador" y escriba la cantidad que se pagó a la persona, haciéndolo coincidir con un talón de pago o cheque.

dieciséis.

Presione "Tabulador" y escriba sus iniciales para ingresar la información en la hoja de cálculo o las iniciales de la persona que aprueba la nómina.

17.

Presione la tecla "Enter" para comenzar una nueva fila, con un nuevo empleado. Recorra las pestañas y luego agregue empleados adicionales según sea necesario.

18.

Haga clic en la pestaña "Archivo". Haga clic en "Guardar" para sobrescribir la hoja de cálculo original en lugar de mantener una plantilla. Si escribió un período de pago en el encabezado, recuerde actualizarlo cada vez que vuelva a abrir la hoja de cálculo. De lo contrario, haga clic en "Guardar como". Ingrese un nuevo nombre en el cuadro "Nombre de archivo", como "PayrollTemplate-10-15-11" y haga clic en "Guardar". Su plantilla original permanecerá en blanco y lista para usar cada vez.