Cómo combinar una hoja de cálculo de Excel en etiquetas de Word

La opción "Combinar correspondencia" en Microsoft Word es una herramienta poderosa que puede utilizar para combinar documentos de Word con datos almacenados en varias bases de datos, incluidas hojas de cálculo de Excel. El proceso elimina la necesidad de crear varios documentos con la misma información y ahorra tiempo cuando debe trabajar con información repetitiva. Si tiene una lista de contactos almacenada en una hoja de cálculo de Excel, por ejemplo, puede extraer la información de su lista de contactos para hacer etiquetas de direcciones en Word.

Crea tu documento fuente

1.

Cree una hoja de cálculo en Excel que almacene su información. Este será su documento fuente.

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Coloque los encabezados de columna apropiados en cada una de sus columnas. Una hoja de cálculo que almacena direcciones generalmente tiene nombres como "Nombre", "Apellido", "Calle" y "Dirección" como encabezados de columna.

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Guarde su documento fuente.

Crea tu documento principal

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Inicie Word y seleccione las teclas "Ctrl" y "N" simultáneamente para crear un nuevo documento de Word. Luego seleccione la pestaña "Mailings".

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Haga clic en la opción "Iniciar combinación de correo" y seleccione "Etiquetas".

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Seleccione el proveedor adecuado en el cuadro desplegable "Vendedor de etiquetas" y luego seleccione el número de producto que coincida con sus etiquetas.

4.

Haga clic en "Aceptar". Se muestra su documento en blanco. El botón "Herramientas de tabla" ahora se muestra en la parte superior de la pantalla.

Fusionar sus documentos

1.

Haga clic en el botón "Seleccionar destinatarios" y luego seleccione la opción "Usar lista existente". Sus directorios de archivos se mostrarán.

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Encuentre y seleccione su documento fuente de Excel.

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Seleccione la hoja de trabajo correspondiente. Los campos en Word corresponden a los encabezados de columna en Excel, así que asegúrese de marcar la casilla junto a "La primera fila contiene encabezados de columna". Haga clic en "Aceptar".

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Haga clic en el botón "Insertar campo de combinación".

5.

Inserte los campos que desea que aparezcan en su etiqueta. Agregue espacios y puntuación cuando sea apropiado; de lo contrario, Word atascará sus campos juntos, haciéndolos aparecer como una palabra larga. Asegúrese de presionar "Enter" para iniciar una nueva línea donde sea necesario.

6.

Seleccione el botón "Vista previa de resultados". Se mostrará su primera etiqueta. Use este ejemplo para determinar si debe hacer ajustes.

7.

Seleccione las opciones de "Actualizar etiquetas". Word extraerá todos los datos de la hoja de cálculo de Excel y los colocará de acuerdo con su diseño en su etiqueta.

Cosas necesarias

• Excel 2010
• Palabra 2010

Consejos

• El "proveedor de etiquetas" enumera una variedad de tamaños y formatos de etiquetas de proveedores. También puede definir sus propias dimensiones de etiqueta seleccionando el botón "Nueva etiqueta" en la parte inferior del cuadro de diálogo.
• Además de crear etiquetas, también puede usar Combinar correspondencia para crear cartas combinadas, mensajes de correo electrónico, sobres y directorios seleccionando la opción correspondiente en el cuadro desplegable “Iniciar combinación de correspondencia”.