Cómo rastrear el inventario en la distribución para una pequeña empresa

El seguimiento del inventario es un proceso que permite a las empresas de distribución conocer la mercancía disponible en la tienda, los artículos que requieren un reemplazo urgente, los artículos que se han pedido y los artículos en tránsito. Este proceso de seguimiento del inventario en una pequeña empresa de distribución exige la identificación y adopción de herramientas administrativas y sistemas de administración de software apropiados para lograr la eficiencia en el monitoreo del movimiento de los artículos del inventario. El seguimiento del inventario se puede basar en los métodos de valoración de inventarios de último en entrar, primero en salir o primero en salir. En LIFO, los recibos más recientes se distribuyen antes de los artículos recibidos anteriormente, mientras que en FIFO, los artículos recibidos antes se distribuyen antes de los recibos más recientes.

1.

Abra una hoja de cálculo de Excel y cree columnas para "Elementos de stock actuales", "Recibos", "Problemas" y "Saldo". Estas columnas le permitirán conocer la cantidad y el valor de los artículos en stock en sus instalaciones comerciales en cualquier momento dado y le mostrarán los cambios en los inventarios cuando se realicen recibos o problemas.

2.

Insertar una fórmula en la columna "Balance". Para insertar la fórmula, haga clic en la primera celda de la columna "Balance" que corresponde a la primera celda en la columna "Elementos de stock actuales" y presione "Igual a firmar" (=). Haga clic en la primera celda de la primera celda en la columna "Elementos de stock actuales" y presione el signo "Más" (+) en el tablero de teclas de la computadora en el momento de la selección. Haga clic en la celda en la "Columna de recibos" y luego presione el signo "Menos" (-) en el teclado. Haga clic en la celda en la "Columna de problemas" y, finalmente, presione "Intro".

3.

Arrastre la fórmula verticalmente hacia abajo a todas las celdas de la columna, de manera que el saldo aumentará automáticamente cuando se realicen los recibos y se reducirá cuando se realicen los problemas. Para arrastrar la fórmula, coloque el cursor en la esquina inferior derecha de la primera celda con la primera figura en la columna "Balance" y presione el botón "CTRL" en el teclado y arrastre el mouse hacia abajo hasta la celda con la última figura en la columna. Esta fórmula automatizada le permitirá lograr precisión y también reducirá la tarea de calcular los cambios en los volúmenes de inventario manualmente antes de publicarlos en la hoja de cálculo de Excel.

4.

Enumere todos sus artículos de inventario actuales y complete sus valores en la columna "Artículos en stock actuales". Deje en blanco las columnas de recibos, problemas y saldos. Omita una fila después del último artículo de inventario y etiquételo como "Total". Seleccione la celda debajo de los valores de los elementos del inventario actual y haga clic en la "Función de suma automática" que se muestra como 'en la barra de herramientas de la hoja de trabajo de Excel, y presione Entrar. Coloque la fórmula horizontalmente para copiar la fórmula de los totales en las columnas "Recibos", "Problemas" y "Balance".

5.

Inserte los números y valores de los artículos emitidos o recibidos a medida que ocurren las transacciones, y los saldos de inventario para los diferentes artículos y los totales de inventario de las diferentes columnas se ajustarán automáticamente.

Propina

• Adopte el uso de sistemas de software de gestión de inventario y tecnología como la Identificación por Radiofrecuencia para mejorar la precisión y eficiencia de su sistema de inventario. La tecnología RFID es capaz de administrar los movimientos de su inventario porque utiliza lectores de etiquetas fijas que se asignan en todas las instalaciones comerciales. Cuando pasa un artículo con el pase de etiqueta RFID, el movimiento de la transacción se registra en el software de administración de inventario. En una pequeña empresa para distribución, puede utilizar los lectores RFID de mano para monitorear los movimientos de inventario.

Advertencia

• No abandone sus registros manuales del recibo y emita transacciones del inventario para complementar sus registros de la hoja de cálculo de Excel porque corre el riesgo de perder información importante en caso de que su computadora se bloquee.