La importancia de no perder un paso en el ciclo contable
El ciclo contable es la cadena de actividades que las empresas y entidades organizativas realizan para rastrear las transacciones y consolidar la información financiera de un período contable específico. Se realiza en una secuencia de 10 pasos que culmina con la presentación de los estados financieros detallados. Los 10 pasos son: analizar transacciones, ingresar asientos de diario de las transacciones, transferir asientos de diario al libro mayor, elaborar saldo de prueba no ajustado, ajustar asientos en el saldo de prueba, preparar un balance de prueba ajustado, procesar estados financieros, cerrar cuentas temporales, preparar cuentas balance de prueba posterior al cierre y reversión de asientos.
Dependencia
No puede darse el lujo de perder un paso en el ciclo contable porque cada actividad anterior es un requisito previo para la tarea posterior. La precisión de la tarea subsiguiente depende de la precisión de la actividad precedente inmediata y de todas las otras actividades previas anteriores. Las actividades a lo largo del ciclo contable están vinculadas en serie, de modo que una actividad posterior solo se puede realizar después de completar una actividad anterior. Por ejemplo, solo puede preparar el balance de prueba ajustado después de ajustar las entradas en el balance de prueba no ajustado. Omitir cualquiera de los pasos en el ciclo contable crearía fallas serias en todo el proceso de información financiera.
Diseminación
Todos los pasos del ciclo contable son críticos para facilitar la difusión sistemática de los diferentes aspectos de la información financiera a medida que se hacen efectivos. Esto permite que el equipo de administración tome decisiones importantes sobre el progreso de las actividades comerciales en diferentes etapas del ciclo contable. También garantiza que cualquier información inexacta se detecte y corrija antes y después de la producción de información financiera. El ajuste de las entradas en el balance de prueba se basa en la precisión de la información procesada en las etapas anteriores del ciclo contable.
Actualizando
Las cuentas temporales, es decir, las cuentas de gastos, ingresos y dividendos, deben ponerse a cero y sus saldos deben transferirse a la cuenta de ganancias acumuladas durante el proceso de cierre. Sin embargo, la cuenta de ganancias retenidas no se actualiza automáticamente cuando los gastos, los ingresos y los dividendos se contabilizan en sus respectivas cuentas contables. Esto significa que las ganancias retenidas permanecen inactivas hasta el proceso de cierre cuando deben actualizarse para reflejar los cambios en las cuentas temporales. La omisión de cualquiera de los pasos en el ciclo contable descarrilaría el seguimiento de las transacciones, el seguimiento de las cuentas del libro mayor y la actualización de las cuentas respectivas durante el proceso de cierre.
Transición
Cada uno de los pasos en el ciclo contable contribuye a una transición sin problemas de un período contable a otro. El proceso de cierre prepara el libro mayor general para el nuevo período contable. La omisión de cualquiera de los pasos distorsiona la precisión de los saldos de apertura para el período contable posterior. Por ejemplo, mientras que las cuentas temporales se ponen a cero durante el proceso de cierre, las cuentas reales se transfieren al siguiente período contable. Las cuentas reales son partidas del balance que incluyen cuentas de activos, capital contable y pasivo. La cuenta real debe saldar después del proceso de cierre, un estado que se confirma con el balance de prueba posterior al cierre.