¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema de inventario computarizado?

Todavía es posible operar un negocio sin una computadora, pero tendría que ser un negocio muy pequeño y definitivamente estaría haciendo las cosas de la manera más difícil. Como es probable que tenga computadoras en su negocio, tiene sentido maximizar el valor que obtiene de ellas. Una forma de hacerlo es mediante la informatización de su sistema de inventario. Puede usar la computadora solo para acelerar el mantenimiento de registros o ir a un completo sistema de inventario en tiempo real, dependiendo de sus necesidades, pero de cualquier manera, se beneficiará de tenerla informatizada.

Sistemas de inventario periódico vs. perpetuo

En términos generales, hay dos formas de administrar su inventario. Una es contar físicamente periódicamente a intervalos regulares y luego reconciliar su inventario real con las cifras que se muestran en sus libros después de haber contabilizado los pedidos entrantes y las ventas salientes. Este método se beneficia de la informatización de varias maneras, aunque si su negocio es lo suficientemente pequeño, puede mantenerlo completamente "de la vieja escuela" utilizando bolígrafos y papel.

Las empresas con inventarios más grandes para administrar y una mayor rotación de producto, generalmente favorecen lo que se llama un sistema de inventario perpetuo. Este tipo de sistema realiza un seguimiento de sus ventas y pedidos en tiempo real, actualizando su inventario con cada transacción. Ahí es donde los beneficios de la informatización se muestran más claramente.

Recuento rápido y preciso

Incluso si usa un sistema de inventario perpetuo, tendrá que hacer un conteo físico de vez en cuando para asegurarse de que sus registros de inventario sean precisos. Una de las mayores ventajas de un sistema de inventario computarizado es que hace que el conteo sea más rápido y preciso.

Escanear códigos de barras o códigos QR es más rápido y más fácil que anotar números de inventario manualmente o pasar las páginas de las hojas de inventario, buscando el artículo correcto. También significa que no tendrá que transferir esos números manualmente a su software de contabilidad o base de datos de inventario, lo que elimina otra posible fuente de errores y varias horas de entrada de datos. En su lugar, es una carga electrónica rápida.

Mejor recepción y envío

Los sistemas de inventario computarizados también simplifican el envío y la recepción de pedidos, y dejan menos margen de error. Simplemente puede escanear el producto en el inventario a medida que se recibe, y se mostrará en su inventario disponible. De la misma manera, cuando envía un pedido a sus clientes, puede escanear cada artículo del inventario.

En el comercio minorista, sus cajeros hacen lo mismo que deslizan o escanean cada artículo vendido. Aún deberá capacitar a su personal para que verifique el contenido de cada casilla en comparación con el pedido o la factura, pero aún está eliminando uno o más pasos de entrada de datos en los que pueden ocurrir errores.

Reducción de la contracción y falta de inventario

Cada vez que cuentes tu inventario, encontrarás que parte de lo que se supone que tienes simplemente no está allí. Hay varias razones potenciales para eso, con el robo de tiendas y el robo de empleados que encabeza la lista. Sus propios errores administrativos internos y el fraude de proveedores también son factores importantes.

Según las cifras de una encuesta de la Federación Nacional de Minoristas de 2017, representan un total combinado de más del 26 por ciento de la contracción, que puede sumar al dinero real. Al reducir las oportunidades de errores en sus procesos de conteo, envío y recepción, los sistemas de inventario computarizados pueden ayudar a reducir ese número.

Mejor gestión de inventario

Si utiliza un sistema de inventario periódico, el recuento de inventario de su libro generalmente estará desactualizado cuando su contador finalice la actualización de los datos. Esto significa que siempre deberá llevar al menos una pequeña cantidad de inventario adicional para cubrir sus ventas proyectadas, o su producción proyectada si es un restaurante o fabricante. Eso implica dinero y espacio de almacenamiento que de otro modo tendrías a tu disposición.

Con un sistema de inventario perpetuo computarizado, siempre sabrá sus niveles de inventario con solo un vistazo. Es posible que pueda llevar menos inventario o incluso ir a un sistema de inventario completo, justo a tiempo, con productos que lleguen de sus proveedores según sea necesario. Eso puede representar un ahorro de costes real.

Información de gestión en tiempo real

Una de las ventajas cruciales de un sistema de inventario perpetuo computarizado es que le brinda la información de administración que necesita en tiempo real. Eso va más allá de las cifras de ventas actuales y los niveles de inventario, hasta el corazón de sus operaciones. Considere el costo de sus bienes vendidos (COGS), por ejemplo. Es una cifra que mide la eficiencia con la que convierte sus suministros en ingresos por ventas, o, en el caso de un minorista, los márgenes que ha generado en los productos que ha vendido.

En un sistema de inventario periódico, solo conoces realmente tus COGS al final de un ciclo de inventario, cuando contaste físicamente tu inventario y tu contador puede hacer las cuentas. En el medio, se trabaja a partir de un supuesto de flujo de costos, que equivale a poco más que una "mejor estimación". Con un sistema de inventario perpetuo, puede ver un COG actualizado en cualquier momento, lo que significa que identificará (y podrá corregir) los problemas a medida que ocurren.