Qué incluir en una solicitud de propuesta
Una solicitud de propuesta es un documento que se envía a los proveedores pidiéndoles que presenten una oferta por un producto o servicio. Los riesgos y beneficios se definen al inicio del proceso, minimizando los problemas más adelante. Las RFP efectivas establecen claramente los requisitos de lo que está buscando (generalmente precio, capacidad, línea de tiempo y referencias) y animan a los proveedores a presentar su mejor oferta competitiva. Apunte a sus proveedores con cuidado para asegurar una respuesta oportuna.
Descripción de la compañía
Proporcione una breve descripción de la misión y los objetivos de su empresa. Establecer un contexto para el proyecto y cualquier restricción presupuestaria. Defina los requisitos del proyecto de manera adecuada para que las respuestas puedan ser integrales. Haga todo lo que pueda para asegurarse de que los proveedores potenciales tengan un conocimiento profundo del negocio de su empresa antes de enviar su propuesta, ya que le ahorrará tiempo a la larga.
Descripción de la tarea
Proporcione una descripción del resultado deseado y para quién está destinado. Estipular las plantillas o herramientas necesarias. Si los recursos requieren credenciales especiales o acreditación, indíquelo. Indique las tareas utilizando verbos de acción como "diseñar", "desarrollar", "cumplir", "conducir", "probar", "revisar", "distribuir" y "documentar". Tenga en cuenta cualquier prerrequisitos o dependencias. Por ejemplo, si el proyecto es actualizar un sitio web existente que contenga políticas y procedimientos, cuantifique el número de documentos y los detalles de acceso de la base de datos subyacente. Si su empresa consideraría la idea de soluciones alternativas, indíquelo también.
Presentación del procedimiento Descripción
Liste la línea de tiempo y el formato para la respuesta. Indique los criterios de evaluación, como el estilo de comunicación, la ubicación, la calidad del ejemplo, el precio u otras inquietudes críticas. Indique los detalles específicos de lo que debe incluirse en la propuesta, como la estimación de costos, las calificaciones del personal, la información de contacto para referencias. Incluya su número de teléfono de contacto u otros expertos para que el proveedor pueda hacer preguntas relevantes antes de enviar una respuesta. Esto aumenta la probabilidad de recibir respuestas calificadas en la fecha límite que usted impone. Solicite una copia del contrato de servicio estándar del proveedor, si corresponde.