¿Qué es el análisis de la variación del presupuesto?

Cada propietario de una pequeña empresa debe tener un presupuesto que establezca el curso futuro de las actividades de la empresa. Un presupuesto muestra de dónde vendrán las ventas y cómo se gastará el dinero, con el objetivo final de producir una ganancia. Si bien los presupuestos son excelentes para la planificación, también son una valiosa herramienta de gestión para mantener el negocio en marcha para cumplir su objetivo. La forma de lograr este objetivo se conoce como análisis de variación de presupuesto.

Preparar un presupuesto al inicio del año es un ejercicio valioso para cualquier negocio. Reúne información de todos los departamentos y pone a todos en la misma página. Un presupuesto es una excelente forma de comunicación que le dice a todos a dónde va la compañía y cómo pretende llegar allí. A medida que pasa el tiempo y empiezas a comparar los resultados reales con los números presupuestados, las cosas se ponen realmente interesantes. Aquí es donde se identifican las desviaciones, o variaciones, del presupuesto, y tiene que profundizar en el problema para descubrir por qué sucedió esto.

Cálculo de variaciones

Las variaciones son como las alarmas, y vienen en dos tipos: favorables y desfavorables.

Por ejemplo, digamos que el presupuesto original para las ventas proyectadas de zapatillas azules de Hasty Rabbit Corporation sería de $ 100, 000 por mes. Después de unos pocos meses del año, el propietario encuentra que las ventas de zapatillas azules promedian $ 115, 000 por mes. Esa diferencia positiva en ventas de $ 15, 000 por mes es una variación favorable. Ese es un buen presagio para el año.

Desafortunadamente, el propietario también recibió un informe perturbador sobre los costos de material para hacer cada par de zapatillas azules. El presupuesto asumió que el costo de los materiales por par sería de $ 8.25. Sin embargo, el informe más reciente de la manufactura mostró que los costos de material eran en realidad $ 9.10 por par, una diferencia de $ 0.85. Esa es una variación desfavorable, y definitivamente no es una buena señal.

Tipos de variaciones

La causa de una variación generalmente puede atribuirse a cualquiera de dos tipos: cambios en los precios o cantidades.

El departamento de ventas de Hasty Rabbit informó que habían mantenido los precios iguales pero que podían vender más zapatillas. En este caso, la variación favorable de las ventas mejoradas se debió a un aumento en la cantidad vendida.

Sin embargo, la fabricación podría estar teniendo un problema. El propietario quería saber por qué los costos de los materiales habían subido $ 0.85. Su supervisor de producción le dijo que era responsable de un aumento en el precio del caucho. Entonces, en este caso, la variación desfavorable se debió supuestamente a un aumento en el costo de los materiales. Pero el propietario no estaba seguro de que esta fuera la fuente completa del problema.

Causa de una variación

El valor real de un análisis de variación de presupuesto es la investigación y determinación de la causa de una variación. Profundizar en el "por qué" puede revelar importantes oportunidades o fallas en las operaciones de una empresa. Aquí hay varios escenarios a considerar:

• ¿Es la varianza un problema a largo o corto plazo? Si se espera que el problema continúe, es posible que se necesite una solución más permanente.

• ¿Es posible aumentar los precios para compensar una variación de costo desfavorable?

• ¿El problema se debe a ineficiencias en los procesos de la empresa? En el caso del aumento en los costos de fabricación de las zapatillas azules para Hasty Rabbit, esto podría ser el resultado de ineficiencias en la producción debido a un mayor volumen de ventas.

• ¿Han cambiado las condiciones? Las condiciones económicas pueden afectar la demanda del consumidor y los costos de operación pueden aumentar. Por ejemplo, un aumento en los precios del petróleo puede aumentar los costos de entrega, que no se pueden pasar al cliente.

Tomando Acción Correctiva

Una vez que el propietario ha identificado el tipo de variación y su causa, puede comenzar a tomar acciones correctivas. Si las ventas de zapatillas azules aumentan, es posible que desee gastar más en publicidad para aprovechar esta inesperada popularidad.

Las variaciones desfavorables requieren soluciones más serias. Si un proceso se ha vuelto ineficiente, los gerentes tienen que encontrar formas de mejorar. Puede ser necesario encontrar materiales sustitutos que sean más baratos. Se podrían necesitar nuevas máquinas para reemplazar equipos obsoletos. El ejercicio de analizar las variaciones presupuestarias es una función de gestión continua. Con el tiempo, la identificación de variaciones, la determinación de las causas y la adopción de medidas correctivas conducirán a un negocio más saludable y rentable.