¿Qué es la ley sobre el envío de declaraciones W-2?

Cuando llega la temporada de impuestos cada año, la cantidad de documentos que una empresa debe organizar y archivar con el IRS puede parecer abrumadora. Sin embargo, no importa cuán inundada y ocupada esté una empresa, todas las declaraciones presentadas ante el IRS deben ser tan precisas como sea posible para evitar auditorías o acciones legales por parte del gobierno federal. Para las empresas con empleados, un documento importante que debe completarse cada año es la declaración W-2.

La ley y el W-2

El formulario W-2 informa sobre los salarios sujetos a impuestos pagados a un empleado durante un período de un año, junto con los impuestos de empleo retenidos de los cheques de pago para ese año. La ley federal requiere que todos los empleadores envíen a los empleados declaraciones W-2 sin importar qué tan bajos sean los ingresos o los salarios. Estas declaraciones W-2 pueden enviarse en papel o en formato digital y deben ser recibidas por los empleados a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Los empleadores también deben presentar una copia de los formularios W-2 del empleado ante el IRS.

Advertencia

• El no enviar los formularios W-2 de manera oportuna puede resultar en multas significativas para su negocio. A partir de 2018, puede recibir una multa de entre $ 50 y $ 260 por formulario, dependiendo de cuán tarde sea su envío. Para las pequeñas empresas, la multa financiera máxima en un año fiscal puede oscilar entre $ 187, 500 y $ 1, 072, 500.

W-2s faltantes o incorrectos

A veces, los formularios W-2 pueden ser incorrectos o desaparecer en el correo. Si ocurren estas situaciones, es probable que los empleados se comuniquen con su departamento de nómina o de recursos humanos para solicitar correcciones o una copia del formulario. Su personal debe estar preparado para satisfacer estas solicitudes de manera inmediata, en particular a medida que la temporada de impuestos termina y se acerca a la fecha límite de presentación.

Sustituto de W-2 faltantes

Para sustituir los formularios W-2 faltantes, el IRS preparará y enviará a un empleado un Formulario 4852. Según el IRS, este formulario puede usarse en lugar de un W-2 si el empleado aún no ha recibido el W-2 antes del fecha límite de presentación. Sin embargo, el uso del Formulario 4852 puede retrasar los reembolsos de impuestos, ya que el IRS deberá verificar la información en el formulario. Si un empleado presenta el Formulario 4852 y luego recibe su W-2 corregido o faltante y se da cuenta de que alguna información en el 4852 era inexacta, puede presentar el Formulario 1040X al IRS. El formulario 1040X es una declaración de impuestos modificada.

Otros asuntos de forma de impuestos

Los empleadores están legalmente obligados a mantener los formularios W-2 archivados durante al menos cuatro años. Los empleadores también tienen la obligación legal de completar un formulario de número de identificación de empleo (EIN). Los formularios EIN completados proporcionarán a los empleadores una identificación fiscal individual para cada empleado. Estas identificaciones de impuestos se requieren cuando se informan los salarios de los empleados y las retenciones de impuestos. Para obtener un formulario EIN, comuníquese con el IRS al 1-800-829-4933.